Privacybeleid

Versie 1.1  |  Laatst bijgewerkt: 29 september 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

UrbanSofa B.V. (hierna: “UrbanSofa”, “wij” of “ons”) is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij voor onze eigen doeleinden verwerken.

Onze contactgegevens zijn:

• UrbanSofa B.V.
• Markt 27-29, 6701 CX Wageningen, Nederland
• KvK-nummer: 64700577
• Telefoon: 0317 – 421 796
• E-mail: [email protected]
• Website: www.urbansofa.nl

Voor privacyvragen of een verzoek over jouw persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens of via het contactformulier op onze website.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie UrbanSofa persoonsgegevens verwerkt. Het gaat onder meer om:

• bezoekers van onze websites en online diensten;
• consumenten die rechtstreeks via onze webshop of via een zelfstandig UrbanSofa-verkooppunt een UrbanSofa-product hebben gekocht;
• personen die een aankoop registreren voor fabrieksgarantie of gebruikmaken van service;
• personen die contact met ons opnemen, een formulier invullen, een stofstaal aanvragen of deelnemen aan een actie, onderzoek of campagne;
• contactpersonen bij dealers, leveranciers, zakelijke klanten en andere partners.

UrbanSofa verkoopt zelf rechtstreeks aan consumenten via de webshop. Voor die verkopen is UrbanSofa verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die nodig zijn voor onder meer de bestelling, betaling, levering, retourafhandeling, klantenservice en wettelijke garantie. Daarnaast verkopen zelfstandige UrbanSofa-verkooppunten onze producten. Zo’n verkooppunt is zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die het voor zijn eigen verkoop, betaling, bezorging en klantenservice verwerkt. Als een verkooppunt persoonsgegevens aan UrbanSofa verstrekt voor bijvoorbeeld productie, fabrieksgarantie of service, verwerken wij die gegevens voor de in deze verklaring beschreven doeleinden.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van jouw contact met UrbanSofa. Wij kunnen onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identiteits- en contactgegevens: zoals naam, woonplaats, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Aankoop-, bestel-, product- en garantiegegevens: zoals productomschrijving, verkooppunt of webshopbestelling, bestel- en leverdatum, order- of registratienummer, gekozen uitvoering, aflevergegevens en gegevens over garantie, retouren of service.
• Service- en communicatiegegevens: zoals vragen, klachten, correspondentie, foto’s die je zelf aanlevert en informatie die nodig is om een serviceverzoek te behandelen.
• Feedback- en onderzoeksgegevens: zoals rapportcijfers, beoordelingen, opmerkingen, informatie over hoe je UrbanSofa hebt leren kennen en antwoorden in klantonderzoek.
• Website- en apparaatgegevens: zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, besturingssysteem, taalinstellingen, cookie- of vergelijkbare identifiers en informatie over het gebruik van onze website.
• Marketing- en voorkeurgegevens: zoals jouw communicatievoorkeuren, gegeven of ingetrokken toestemmingen en, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven, informatie die wordt gebruikt voor gepersonaliseerde advertenties.
• Zakelijke gegevens: zoals bedrijfsnaam, functie en zakelijke contactgegevens van dealers, leveranciers en andere zakelijke relaties.
• Transactie-, betaal- en administratieve gegevens: wanneer je rechtstreeks via onze webshop een product of dienst bij UrbanSofa afneemt, verwerken wij gegevens die nodig zijn om de bestelling, betaling en administratie af te handelen, zoals factuurgegevens, betaalstatus, betaalmethode en transactiegegevens. Afhankelijk van de betaalmethode kan een externe betaaldienstverlener de betaling verwerken.

Wij vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie of politieke voorkeur. Deel dergelijke gegevens alleen met ons als dat noodzakelijk is voor jouw verzoek.

4. Hoe komen wij aan jouw persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens op verschillende manieren:

• rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je een bestelling plaatst in onze webshop, een formulier invult, ons e-mailt of belt, een aankoop registreert, een serviceverzoek indient of deelneemt aan klantonderzoek;
• van het UrbanSofa-verkooppunt waar je jouw meubel hebt gekocht, wanneer dit nodig is voor productie, service, fabrieksgarantie of een rechtstreekse levering in het kader van service;
• automatisch via onze website en online diensten, bijvoorbeeld via cookies en vergelijkbare technieken;
• van dienstverleners die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, voor zover dat noodzakelijk en rechtmatig is;
• bij zakelijke contacten soms uit openbare zakelijke bronnen, bijvoorbeeld een bedrijfswebsite of handelsregister.

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van jou ontvangen, informeren wij je daarover wanneer de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) dat vereist. Waar een verkooppunt jouw gegevens aan ons verstrekt, kan het verkooppunt je ook al over die doorgifte hebben geïnformeerd.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens en op welke grondslag?

UrbanSofa verwerkt persoonsgegevens alleen voor duidelijke doeleinden en op basis van een geldige grondslag uit de AVG. De belangrijkste verwerkingen zijn hieronder opgenomen.

Als wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, beoordelen wij of de verwerking noodzakelijk is en wegen wij ons belang af tegen jouw privacybelang. Waar toestemming de grondslag is, kun je die toestemming altijd weer intrekken.

6. Webshopbestellingen, aankoopregistratie, garantie en service

Koop je een UrbanSofa-product rechtstreeks via onze webshop, dan sluit je de koopovereenkomst met UrbanSofa. Wij verwerken dan de persoonsgegevens die nodig zijn om jouw bestelling te verwerken, de betaling af te handelen, het product te leveren, eventuele retouren te behandelen, klantenservice te bieden en onze wettelijke en contractuele verplichtingen na te komen. Voor deze aankoop kun je je voor wettelijke garantie en service rechtstreeks tot UrbanSofa wenden.

Koop je een UrbanSofa-meubel bij een zelfstandig verkooppunt, dan sluit je de koopovereenkomst met dat verkooppunt. Voor de wettelijke garantie en eerstelijnsservice is het verkooppunt in beginsel jouw aanspreekpunt. UrbanSofa kan daarnaast een aanvullende fabrieksgarantie aanbieden waarvoor een aankoopregistratie kan gelden. Bij zo’n registratie verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de registratie aan jouw meubel en verkooppunt te koppelen, zoals jouw naam, woonplaats, e-mailadres, productinformatie, leverdatum en verkooppunt. Als het registratieformulier ook om een beoordeling of opmerkingen vraagt, gebruiken wij die gegevens voor klanttevredenheid en kwaliteitsverbetering.

Het lezen of bevestigen van deze privacyverklaring is op zichzelf geen toestemming voor marketing, tracking of andere optionele verwerkingen. Als wij voor een verwerking toestemming nodig hebben, vragen wij die afzonderlijk en duidelijk.

7. Cookies, websiteanalyse en gepersonaliseerde advertenties

Op onze website maken wij gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies helpen ons om de website goed en veilig te laten werken, het gebruik van onze website te analyseren en – als je daarvoor toestemming geeft – advertenties beter af te stemmen op jouw interesses. Voor noodzakelijke cookies is geen toestemming nodig. Voor cookies die worden gebruikt voor tracking, personalisatie en advertenties vragen wij vooraf jouw toestemming via onze cookiebanner.

Wij kunnen tracking- en advertentietechnieken gebruiken om inzicht te krijgen in de werking van onze campagnes en om advertenties beter aan te laten sluiten bij jouw interesses. Deze technieken worden alleen geactiveerd wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt niet-noodzakelijke cookies weigeren en je keuze later altijd aanpassen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Via de cookie-instellingen op onze website kun je zien welke cookies en vergelijkbare technieken op dat moment worden gebruikt, waarvoor deze dienen, welke partijen daarbij betrokken zijn en hoe lang deze worden bewaard. Daar kun je jouw toestemming ook op ieder moment aanpassen of intrekken.

8. E-mail, telefoon en andere marketingcommunicatie

Wij sturen elektronische reclame, nieuwsbrieven of andere commerciële berichten alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke basis bestaat. Als toestemming vereist is, vragen wij die vooraf. In commerciële e-mails bieden wij een eenvoudige mogelijkheid om je af te melden.

Voor commerciële telefonische benadering van consumenten gebruiken wij een telefoonnummer alleen wanneer daarvoor vooraf geldige toestemming is gegeven, voor zover de wet geen specifieke uitzondering toestaat. Je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken.

Berichten die noodzakelijk zijn voor een webshopbestelling, betaling, levering, retour, aankoopregistratie, garantie of serviceverzoek zijn geen marketingberichten en kunnen wij versturen zolang dat nodig is om de betreffende overeenkomst of dienst uit te voeren.

9. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet. Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor een van de hierboven beschreven doeleinden, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer jij daarvoor toestemming hebt gegeven.

Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden gedeeld met:

• UrbanSofa-verkooppunten, wanneer dit nodig is voor orderondersteuning, service, garantie of klantcontact bij een aankoop via een verkooppunt;
• betaaldienstverleners en financiële dienstverleners voor de verwerking en controle van betalingen, voor zover van toepassing;
• logistieke, montage- en servicepartners voor levering, onderdelen, reparatie, retouren of service;
• IT-, hosting-, cloud-, CRM-, e-mail- en websiteleveranciers;
• analytics-, advertentie- en socialmediapartners, voor zover dit is toegestaan en, waar vereist, nadat je toestemming hebt gegeven;
• financiële, administratieve en professionele dienstverleners, zoals accountants, incassodienstverleners, verzekeraars en juridisch adviseurs;
• overheidsinstanties, toezichthouders, politie of justitie wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken of wanneer dit noodzakelijk is voor de bescherming van rechten.

Wanneer een partij persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerkt, sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst. Partijen die persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden verwerken, zijn daarvoor zelf verantwoordelijk.

10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Sommige leveranciers of hun subleveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de EER verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen. Dat kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn, deelname van een Amerikaanse ontvanger aan het EU-US Data Privacy Framework of het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), waar nodig aangevuld met extra maatregelen.

Je kunt contact met ons opnemen als je meer informatie wilt over de waarborgen die gelden voor een specifieke doorgifte.

11. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde noodzaak een langere bewaartermijn vereist. Daarbij hanteren wij onder meer de volgende uitgangspunten:

• Webshopbestellingen: gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de bestelling, levering, retouren en klantenservice bewaren wij zolang dat voor die doeleinden nodig is. Gegevens die onderdeel zijn van onze financiële en fiscale administratie bewaren wij volgens de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijnen.
• Aankoopregistratie en fabrieksgarantie: gedurende de looptijd van de fabrieksgarantie en daarna alleen zolang dat redelijkerwijs nodig is voor de afhandeling of onderbouwing van garantie- en serviceaanspraken.
• Service- en klachtendossiers: zolang de zaak loopt en daarna gedurende een passende periode voor opvolging, kwaliteitsbewaking en eventuele rechtsvorderingen.
• Financiële en fiscale administratie: voor zover de gegevens onderdeel zijn van de wettelijk te bewaren administratie in beginsel 7 jaar, of langer wanneer een specifieke wettelijke bewaartermijn geldt.
• Contactverzoeken en correspondentie: zolang dit nodig is om het verzoek af te handelen en daarna alleen zolang er een redelijke zakelijke of juridische noodzaak bestaat.
• Marketingtoestemming: totdat je de toestemming intrekt. Gegevens die nodig zijn om jouw afmelding of intrekking te respecteren kunnen wij langer bewaren.
• Cookies en online identifiers: volgens de termijnen die per cookie of techniek in de cookie-instellingen op onze website staan.
• Zakelijke relatiegegevens: zolang de zakelijke relatie bestaat en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor administratie, relatiebeheer en eventuele rechtsvorderingen.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze.

12. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

UrbanSofa neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Wij beperken toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers en dienstverleners die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben en treffen afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging.

Geen enkel systeem is volledig vrij van risico’s. Als zich een beveiligingsincident voordoet, handelen wij dit af volgens onze interne procedures en de toepasselijke regels voor datalekken.

13. Gegevens van kinderen

Onze website, producten en diensten zijn niet specifiek gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij hebben niet de bedoeling om zonder geldige grondslag persoonsgegevens van kinderen te verzamelen. Wanneer voor een online verwerking toestemming nodig is en de betrokkene jonger is dan de leeftijd waarop die toestemming zelf rechtsgeldig kan worden gegeven, vragen wij waar vereist toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Denk je dat wij zonder geldige grondslag persoonsgegevens van een kind verwerken? Neem dan contact met ons op, zodat wij dit kunnen onderzoeken en waar nodig de gegevens kunnen verwijderen.

14. Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Wanneer je toestemming geeft voor marketing- of trackingtechnieken, kunnen wij of onze advertentiepartners gegevens gebruiken om doelgroepen of interesseprofielen samen te stellen voor advertenties en campagnemeting. Dit kan worden gezien als profilering.

UrbanSofa neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor jou rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Als dit in de toekomst verandert, informeren wij je vooraf over de werking, het belang en de mogelijke gevolgen daarvan, voor zover de AVG dat vereist.

15. Welke privacyrechten heb je?

Afhankelijk van de situatie heb je op grond van de AVG verschillende rechten. Je kunt ons vragen om:

• Inzage: te bevestigen of wij persoonsgegevens van jou verwerken en je inzage te geven in die gegevens.
• Rectificatie: onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen.
• Verwijdering: persoonsgegevens te verwijderen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Dit recht geldt niet onbeperkt, bijvoorbeeld wanneer wij gegevens wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: de verwerking tijdelijk te beperken in de gevallen die de AVG noemt.
• Bezwaar: bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang. Tegen verwerking voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken.
• Dataportabiliteit: gegevens die je aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of, waar technisch mogelijk, over te dragen wanneer de wettelijke voorwaarden daarvoor gelden.
• Toestemming intrekken: een eerder gegeven toestemming op ieder moment in te trekken. Dit maakt de verwerking vóór de intrekking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

Je kunt een privacyverzoek sturen naar [email protected] of via onze contactgegevens in hoofdstuk 1. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen wanneer dat nodig is om jouw identiteit te controleren. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van jouw verzoek. Bij complexe verzoeken of een groot aantal verzoeken kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Als dat gebeurt, laten wij je binnen de eerste maand weten waarom meer tijd nodig is.

16. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken en proberen op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de privacywetgeving. Meer informatie vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of de wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je op een passende manier wanneer dat nodig is.

Laatst bijgewerkt: 29 september 2026.